«Аскона» — вертикально интегрированный холдинг, специализирующийся на производстве матрасов, кроватей, диванов и других товаров для здорового сна. Компания самостоятельно занимается дистрибуцией и продажей товаров собственного производства: широкая торговая сеть включает в себя более 1000 собственных салонов и магазинов, работающих по франшизе под брендами «Аскона», Hilding Anders и King Koil. Продукция компании «Аскона» представлена в 230 городах России и импортируется в страны ближнего зарубежья.
В действующих бизнес-процессах планирования, бюджетирования и анализа предприятия холдинга сталкивались со следующими проблемами:
- бюджетные отчеты составлялись ответственными лицами в разных файлах электронных таблиц Excel, что вызывало трудности при формировании консолидированной отчетности;
- сбор фактических данных из учетных систем осуществлялся вручную, что требовало значительных трудозатрат и не исключало ошибок по причине человеческого фактора;
- анализ планируемых движений денежных средств на исключение кассовых разрывов проводился во внешней системе путем выгрузки данных из таблиц Excel. Такой подход не был эффективен, так как требовал привлечения дополнительных ресурсов.
Для решения этих проблем в 2021г. в компании ООО «АйСи» и ряде других компаний был запущен проект по автоматизации процесса бюджетирования на базе программного продукта «1С:Управление холдингом», целями которого являлись:
- автоматизация и централизация процессов планирования, бюджетирования и анализа в единой информационной системе;
- получение консолидированной отчетности по всем группам Компании;
- возможность реализации бюджетного управления на местах;
- прозрачность финансовой информации на каждом уровне управления и консолидации данных;
- повышение эффективности оперативного контроля расходования целевых средств.
В рамках автоматизации процесса бюджетирования на базе программного продукта «1С: «Управление холдингом» были реализованы следующие функции:
- настроена бесшовная интеграция с учетными системами с использованием «мягкого подхода» к контролю НСИ;
- разработаны и запущены в промышленную эксплуатацию отчетные бюджетные формы «БДР», «БДДС», «Прогноз»;
- настроены связи между показателями разных бюджетных форм (в частности, настроен механизм заполнения БДДС по показателям БДР);
- запущен процесс установки лимитов по данным бюджетирования;
- настроена интеграция с Excel и осуществляется заполнение плановых данных через формы сбора данных;
- настроены механизмы сбора фактических данных из учетных систем;
- реализовано автоматическое заполнение фактических данных по расписанию;
- настроены типовые механизмы консолидации и сверки внутригрупповых оборотов.
Эффектами от реализации пилотного проекта явились:
- получение консолидированной отчетности по группе компаний;
- сокращение трудозатрат при подготовке бюджетных отчетов;
- сокращение сроков подготовки фактических данных для аналитической отчетности;
- сокращение сроков подготовки консолидированных бюджетов;
- повышение точности данных;
- предотвращение кассовых разрывов при планировании внутригрупповых операций;
- формирование лимитов ДДС;
- обеспечение достоверными и своевременными данными ответственных лиц.
В планах холдинга «Аскона» в среднесрочной перспективе завершить работу по автоматизации бюджетирования по всей группе компании.